Подписываемые документы

В разделе можно создать согласия на обработку ПДн или допуски (например, на площадку):

1. Нажмите «Добавить», выберите тип: Согласие на обработку ПДн или Другое.

2. Укажите:

   2.1. Страны документы - выберите страну из выпадающего списка или создайте новую.

   Это необходимо, если вы используете согласия на обработку персональных данных на разных языках.

   Как настроить:

   1. В разделе Содержимое укажите текст согласия на соответствующем языке для каждой страны.
   2. Перейдите в раздел Категория (например, «Посетитель») → в строке «Согласия на обработку ПДн по странам» выберите созданное согласие для нужной страны.

   Результат: При создании посетителя и указании его страны при подписании согласия будет автоматически отображаться текст согласия на языке этой страны.

   Пример: Если страна указана как «Китай», посетитель увидит согласие на китайском языке.

   2.2. Наименование

   2.3. Срок действия по умолчанию (дни/годы) - задает период действия согласия.

   • Пример: Установите 365 дней для «Сотрудника», чтобы согласие действовало год.

   2.4. Напоминание о продлении (за сколько дней) - указывает за сколько дней предупредить об истечении срока согласия.

   • Пример: Установите 30 дней, чтобы уведомить за месяц до окончания согласия.

3. На вкладке «Содержимое»: введите текст, загрузите шаблон или экспортируйте содержание документа.

4. На вкладке «Настройки согласия ПДн»: выберите, хранить ли документы, сканы документов, фотографии, а также укажите требовать ли подпись шаблона отзыва согласия и требовать ли комментарий при отзыве согласия.

5. На вкладке «Отзыв согласия ПДн»: введите текст, загрузите шаблон или экспортируйте содержание документа.

6. На вкладке «Терминал»: включите графическую подпись, если нужно.

7. На вкладке «Редакции»: просматривайте версии согласия.

Привязка

• Укажите созданное согласие в «Справочники → Категории» в необходимой категории на вкладке «Согласие на обработку ПДн».

Допуски

• Создайте документ с типом «Другое» в этом разделе → привяжите к нужной категории.

Порядок подписи при выдаче пропуска

• Если для категории (например, «Посетители») задано и согласие, и допуск — сначала подписывается согласие, затем допуск при выдаче пропуска.

Обновление согласия

• При изменении текста согласия на обработку персональных данных система работает следующим образом:

  • В профиле посетителя на вкладке «История согласий» появится статус «Согласие устарело» со ссылкой «Подписать новую редакцию».
  • При выдаче пропуска обязательно потребуется подписать новую актуальную редакцию согласия.
  • Важное условие: Если при редактировании согласия вы не поставили чек-бокс «Вы внесли изменения в содержимое документа. Хотите повысить версию редакции? Обратите внимание: после повышения версии всем посетителям потребуется подписать документ повторно», то версия согласия не будет повышена, и посетителям не потребуется подписывать его заново.

  Таким образом, повышение версии и требование повторной подписи происходит только при явном подтверждении этого действия.

Отзыв согласия

Настройка зависит от чек-бокса «Требовать подпись шаблона отзыва согласия»:

• Если чек-бокс включён: При отзыве согласия открывается окно с готовым шаблоном отзыва. Посетитель может:
  • ознакомиться с текстом
  • распечатать документ
• Если чек-бокс выключен: Открывается простое подтверждающее окно: «Вы уверены, что хотите отозвать согласие на обработку персональных данных?»
• Также если опция «Требовать комментарий при отзыве согласия» включена, то при отзыве согласия поле для комментария становится обязательным для заполнения; если выключена — комментарий остается необязательным. В историю согласий человека добавлена колонка «Комментарий», где отображается текст, указанный пользователем при отзыве согласия (если заполнение комментария было обязательным или необязательным в зависимости от настроек).