Создание заявки
Last updated
Last updated
Для создания заявки нажмите на кнопку «Добавить» (плюс) и в открывшемся окне на вкладке «Основные» укажите следующие обязательные поля:
Тип пропуска - выберите Гостевой пропуск, Постоянный пропуск для сотрудника, Временный пропуск для сотрудника, Пропуск для VIP-посетителя, Замена пропуска или Бессрочный пропуск.
Посетители - укажите одного или нескольких Посетителей. Можно указать как существующего в базе данных посетителя, так и нового. При поиске существующего или добавлении однофамильца - выберите вариант из выпадающего списка. Для передачи заявки на согласование достаточно указать Фамилию и Имя.
Начало и Окончание визита - в этот период будет активен выданный пропуск и посетитель сможет пройти в здание. По умолчанию выбран текущий день и срок действия - следующий день. Для редактирования даты воспользуйтесь иконкой Открыть календарь или введите дату вручную или в настройках задайте смещение дня посещения по умолчанию. При необходимости укажите время визита.
Можно указать Начало и Окончание визита тот же день и пропуск будет активен только в указанный день, например с 13.10.2023 00:00 по 13.01. 2023 23:59. При этом в LyriX даты активации и деактивации будут 13.01.2023 и 14.01.2023.
Группы доступа - укажите Группы доступа для посетителя в офис, если данное поле не было задано по умолчанию.
Группы доступа выбираются только из уже существующих. Начните вводить первые буквы и выберите значение из выпадающего списка.
В настройках поле Группы доступа может быть задано по умолчанию и скрыто, тогда в форме заполнения заявки оно отображаться не будет.
На вкладке «Дополнительные» укажите обязательное поле Согласующий. Выберите Согласующего оператора из выпадающего списка, если в настройках был указан режим - Использовать режим согласования заявки и Требовать обязательного согласования. Если же в настройках было указано только Использовать режим согласования заявки - то указание согласующего необязательно.
Если в настройках Оператора задано Делать руководителя подразделения согласующим, то при создании заявки будет производиться поиск оператора, у которого в персональной информации указано, что он является руководителем подразделения и имеет право согласования. Найденный оператор будет задан согласующим автоматически, если оператор не найден, то появится соответствующее предупреждение.
Если согласование не требуется, после нажатия «В обработку» заявка автоматически переместится в Согласованные со статусом Разрешено. Данное поле также может быть задано по умолчанию и скрыто.
Если на данном этапе нет дополнительной информации по посетителю, нажмите «В обработку» и заявка перейдет в состояние На согласовании. Об изменении состояния заявки вы получите уведомление по подключенным каналам. В дальнейшем, на этапе выдачи пропуска недостающие данные по посетителю можно будет внести, воспользовавшись кнопкой «Редактировать», если в настройках задан режим Редактирование данных пользователя.
При предоставлении полной информации заполните информацию по Посетителю.
Цель посещения.
Выберите из выпадающего списка Встречающего, по умолчанию это оператор, создающий заявку. При поиске Операторы представлены в виде гиперссылки, при клике на нее откроется окно с персональной информацией.
Если в настройках включен режим - Ограничить оформление заявок для подразделений, то в выпадающем списке будут доступны операторы только из заданного подразделения. Также в выпадающем списке отображаются только активные люди.
Организация - выберите Организацию в выпадающем списке.
Поле Организация будет задано по умолчанию, если в настройках пользователя указана Организация.
На вкладке «Дополнительные»:
Площадки - укажите Площадку (если в настройках была включена Поддержка площадок и доступны все площадки). Данная опция доступна, только если включена в лицензии.
Если в настройках была включена поддержка площадок и задана по умолчанию, то площадка будет проставлена автоматически.
Автомобили.
Данное поле появляется, если не скрыто в настройках.
Если в настройках включена поддержка Площадок и указаны Парковки, то при указании Автомобиля появится поле Забронировать парковочное место, где необходимо поставить галочку и появится настройка Выберите свободную парковку, при этом будут доступны только активные парковки со свободными местами. Опции Парковки и Площадки доступны при включении их в лицензии.
Укажите любую Дополнительную информацию, если необходимо.
Файл - добавьте файл через кнопку «Добавить», откроется окно, где необходимо прикрепить файл.
Данное поле появляется, если не скрыто в настройках.
Для внесения группы посетителей придерживайтесь следующих шагов:
В файле формата cvs заполните информацию по посетителям или воспользуйтесь шаблоном, нажав на иконку «Импорт из csv» и далее «Образец файла для импорта». Внесите данные по посетителям и нажмите «Сохранить как», выбрав тип файла CSV UTF-8 (разделитель-запятая)(*.csv).
Поля Фамилия и Имя обязательны для заполнения.
Для создания заявки нажмите на «Добавить» и далее на иконку «Импорт из cvs».
Выберите файл и нажмите «Открыть». Заявка будет заполнена информацией из файла. Если посетителей в заявке больше 4, то будут отображаться первый и последний из них, а все остальные будут объединены в список, с указанием их количества. Кликнув на который откроется диалоговое окно «Список посетителей», с возможностью редактирования данных или удаления посетителей.
Заполнив все поля, нажмите «В обработку» и заявка переместится в раздел «На согласовании».
