Бюро пропусков
Этот раздел — завершающий этап в работе с заявками. В этом разделе Выдайте пропуск или Аннулируйте заявку, если встреча отменена. Также на этом этапе можно занести уточненные данные по посетителю.
Во «Входящие» отображается количество новых непросмотренных заявок. Обработайте каждую поступившую заявку отдельно или выделите все и нажмите «Прочитать».
Для Выдачи пропуска необходимо:
Выбрать пункт меню «Бюро пропусков / Входящие» — откроется список активных заявок, выберите заявку.
В открывшемся окне заявки в столбце Пропуск нажмите «Выдать» для каждого посетителя и введите Номер пропуска. Если в настройках была выбрана автоматическая генерация пропуска, то номер сформируется автоматически, также можно сгенерировать его случайно, нажав на соответствующую иконку.
Если была активирована настройка Включить поддержку кода организации и код организации не был задан по умолчанию, то укажите также Код организации.
Данное поле может быть скрыто, если в настройках включено Скрыть код организации.
Для выдачи пропуска в Bolid необходимо либо указать Код организации, который задается в «Конфигурирование / Настройки / Пропуска» (данное поле может быть скрыто, активируйте при необходимости в «Конфигурирование / Настройки / Пропуска».) либо в окне выдачи пропуска поставьте флажок в поле Номер в формате Bolid.
В столбце QR-код (Covid) прикрепите ссылку на QR-COVID, если он не был введен ранее. Если в настройках включено Ограничение на выдачу пропуска, то выдача пропуска возможна только после прикрепления QR-сертификата.
Внести дополнительные данные по Посетителю можно, кликнув на его ФИО или измените данные пользователя, нажав на цифру в столбце «Совпадения».
Нажав на кнопку «Сохранить» откроется окно «Найдены расхождения», где нужно отметить ячейки с данными, которые необходимо сделать приоритетными: ФИО, Телефон, Электронная почта, Дата рождения, Отдел, Комната - выбранные значения будут выделены жирным шрифтом. После выбора нажмите «Сохранить» и появится окно «Слияние пользователей произошло успешно».
Если посетителю был уже ранее выдан пропуск, то появится соответствующее предупреждение.
При необходимости выдайте пропуск и для Авто, если в настройках была активирована соответствующая настройка - Выдавать пропуск по номеру авто в формате Nedap ANPR Lumo. Для этого в выпадающем меню нажмите «Выдать пропуск» и номер пропуска будет сгенерирован автоматически.
Если в настройках стоит режим Запрещать выдачу пропуска без согласия и оно не было подписано до выдачи пропуска, то кликнув на иконку «Выдать пропуск» появится окно для печати согласия, которое необходимо подписать. Также если в «Конфигурирование-Категории» включена настройка Запрещать выдачу пропуска без документов, то перед выдачей пропуска необходимо прикрепить документ.
После выдачи пропуска в выпадающем меню появятся «Распечатать QR-код», «Отправить QR-код на email», «Выдать пропуск», «Изъять пропуск», «Посмотреть историю проходов» и «Распечатать пропуск». При нажатии «Распечатать пропуск» появится окно, где необходимо задать или выбрать макет карты и нажать печать.
При нажатии на ФИО посетителя появятся вкладки «Пропуска», «Согласие» и «Проходы» с информацией о выданных пропусках, подписанных согласиях и проходах, также в каждом из них можно Загрузить историю пропусков / Загрузить историю с согласиями / Загрузить историю проходов.
Выслать приглашения - на почту будет отправлено Приглашение, с указанием Группы доступа, данных для прохода: ПИН, Встречающий и QR-код.
Нажмите «В обработанные», чтобы поместить заявку в Бюро пропусков / Оформленные. После этого отредактировать заявку будет невозможно.
Для категории Сотрудники доступна выдача Временного пропуска, для этого укажите сотрудника, появится поле, где необходимо выбрать Постоянный пропуск, на основе которого будет выдан временный. После выдачи временного пропуска, период активации постоянного пропуска будет сдвинут на время действия временного пропуска.
При Замене пропуска, если в Статусы пропусков тип статуса была задан - Блокировать, то предыдущий выданный пропуск станет неактивным. Если же тип статуса был Не блокировать, то при выдаче пропуска отобразятся оба активных пропуска.
При создании Пропуска для VIP-посетителя все создаваемые посетители, по-умолчанию, будут иметь категорию «VIP-посетитель».
Для нахождения определенной заявки нажмите на иконку «Фильтровать» и задайте параметры поиска.
Задавать отображение данных и шаблонизировать некоторые поля можно в «Конфигурирование / Внешний вид / Отчеты».
В строке быстрого поиска можно найти заявки по Фамилии посетителя, Состоянию, ID, Фамилии Приглашающего или Встречающего, Площадке.
Пропуск в виде QR-кода
В PassOffice поддерживается выдача пропусков в виде QR-кодов.
В разделе «Конфигурирование / Настройки / Пропуска» с помощью бегунка задайте «Поддержка QR-кодов для пропусков». Галочкой укажите «Печать пропуска» для возможности печати пропуска в виде QR-кода, «Ручная отправка e-mail с пропуском» - на стадии выдачи пропуска появится иконка «Отправить QR-код на e-mail», кликнув на нее пропуск будет отправлен на почту, «Автоматическая генерация номера пропуска» позволяет автоматически генерировать номера пропусков, а «Автоматическая отправка e-mail с пропуском» автоматически отправлять пропуска в виде QR-кода на почту при выдаче карты.
Для внесения изменений в шаблон QR-кода воспользуйтесь кнопкой «Редактировать шаблон QR-кода» для посетителя или авто соответственно, в открывшемся окне внесите изменения и нажмите «Сохранить».
На этапе выдачи пропуска можно распечатать пропуск в виде QR-кода, для это нажмите в выпадающем меню на «Распечатать QR-код» и появится окно печати с указанием для посетителя:
Номера пропуска
ФИО посетителя
Даты начала и окончания посещения
Группы доступа
Документов посетителя
Цели посещения
Ответственного за встречу
Номера телефона ответственного за встречу
Организации
Дополнительной информацией
Согласующих,
для авто:
Номер пропуска
Номер авто
Модель авто
Страна
Дата начала и окончания посещения
Группы доступа
Цель посещения
Ответственный за встречу
Номер телефона ответственного за встречу
Организации
Дополнительная информация
Согласующие.
При необходимости направьте QR-код на электронную почту, нажав на «Отправить QR-код на e-mail» в выпадающем меню.
Обратите внимание, при отправке QR-код на Gmail почту, картинки не поддерживаются.
Last updated